こんにちは。仙台の税理士、伊藤です。
税理士を探している方から、資料の受け渡しについて
「紙の資料でも大丈夫ですか？」
「PDFにして送らないとダメですか？」
とご質問いただくことがあります。
結論からいうと、当事務所は紙でもデータでも、どちらでも大丈夫です。
むしろ、アナログ資料も大歓迎です。
データで送るのが楽な人もいれば、面倒な人もいる
最近は、資料のやり取りもかなり便利になりました。
スマホで写真を撮ってアップロードしたり、PDFをメールで送ったり。
紙のやり取りがなくなるので、データの方が圧倒的に楽という方もいらっしゃいます。
一方で、
「毎回写真を撮るのが面倒」
「スキャンしてPDFにする方が手間」
という方もいます。
これもすごく分かります。
紙でもらったものを、わざわざデータに変換して送る。
デジタル化するための作業が増えてしまったら、それはそれで面倒ですよね。
レシートはフリーザーバッグでもOKです
当事務所では、紙の資料を郵送していただく形でも対応しています。
レシートや領収書であれば、きれいにファイリングする必要もありません。
100円ショップのポーチでも、フリーザーバッグでも、封筒でもOKです。
まとめて入れて、ごっそり送っていただければ大丈夫です。
通帳のコピーや紙の請求書なども、一緒に送っていただいて構いません。
お預かりした資料は、決算や確定申告が終わったあたりで、まとめてご返却しています。
「資料をデータにする」という作業まで、本業の合間に頑張っていただく必要はないと思っています。
紙とデータのハイブリッドも普通です
もちろん、全部を紙にする必要もありません。
実際には、
「レシートは紙のまま郵送」
「請求書はもともとPDFだからメール」
「通帳はネットバンクなのでデータ」
といった感じで、紙とデータが混ざっている方もいらっしゃいます。
これもまったく問題ありません。
最初からデータで持っているものを、わざわざ印刷して送る必要もありませんし、逆に紙でもらったものを、わざわざPDFにする必要もありません。
その資料が今ある形のまま送る。
それくらいでいいと思っています。
やりやすい方法に合わせます
事務所側の工数だけを考えれば、「資料は全部この方法で送ってください」と一元化した方が効率的なのかもしれません。
ただ、資料の管理方法は人それぞれです。
紙の方が管理しやすい人もいれば、スマホだけで全部済ませたい人もいます。
そこを事務所側の都合だけで決めてしまうのも、少し違うかなと思っています。
私はこのあたりに、あまりこだわりがありません。
紙でも、データでも、その組み合わせでもOKです。
税理士に資料を渡すために、新しい作業を増やすよりも、ご自身がやりやすい方法で送っていただく。
その方が、本業にも集中しやすいのではないでしょうか。
ということで、「紙の資料しかないけど大丈夫かな」と心配されている方。
アナログ資料、大歓迎です。
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伊藤 功明（税理士）
仙台を拠点に、個人事業主や小さな法人の税務をサポートしています。
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